Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to najważniejsza zmiana w polskim systemie podatkowym w 2026 roku. Zastanawiasz się, od kiedy KSeF będzie obowiązkowy i jakie zmiany czekają Twoją firmę? Jako doświadczone biuro rachunkowe, przygotowaliśmy kompleksowy poradnik, który rozwieje Twoje wątpliwości.
Od kiedy KSeF staje się obowiązkowy?
Ministerstwo Finansów wyznaczyło dwa kluczowe terminy wdrożenia obowiązkowego KSeF:
- 1 lutego 2026 r. – dla dużych przedsiębiorców, których obroty przekroczyły 200 mln zł.
- 1 kwietnia 2026 r. – dla wszystkich pozostałych podatników VAT.
Warto już teraz przygotować się na e-faktury strukturalne, aby uniknąć problemów z płynnością finansową i ewentualnych kar.
Co to jest KSeF i jak działa e-faktura?
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to ogólnopolska platforma teleinformatyczna służąca do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Faktura strukturalna nie jest plikiem PDF ani skanem – to dokument w formacie XML, który trafia bezpośrednio na serwery Ministerstwa Finansów.
Kluczowe zmiany dla przedsiębiorców:
- Nowy format dokumentów: Każda faktura musi być zgodna z urzędowym schematem.
- Czas rzeczywisty: Dokument zostaje uznany za doręczony w momencie nadania mu numeru w systemie KSeF.
- Brak duplikatów: Wszystkie faktury są przechowywane w centralnym archiwum przez 10 lat.
Obowiązki przedsiębiorcy w systemie KSeF
Wdrożenie KSeF w firmie wiąże się z szeregiem nowych obowiązków. Przede wszystkim konieczna jest aktualizacja systemu do fakturowania lub programu ERP. Twoje oprogramowanie musi być w pełni zintegrowane z API Ministerstwa Finansów.
Jakie kroki należy podjąć już teraz?
- Weryfikacja posiadanych systemów informatycznych.
- Nadanie odpowiednich uprawnień w systemie e-faktur.
- Przeszkolenie pracowników działu sprzedaży i księgowości.
Dlaczego warto wybrać biuro rachunkowe gotowe na KSeF?
Samodzielne zarządzanie e-fakturami może być skomplikowane i ryzykowne. Profesjonalna księgowość dla firm to gwarancja, że Twoje rozliczenia będą zawsze zgodne z najnowszymi przepisami. Nasze biuro rachunkowe oferuje pełne wsparcie we wdrożeniu KSeF, audyt procesów oraz bieżącą kontrolę poprawności faktur XML.